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2015.12.20

職場リーダーのグループコーチング~③メールについて知りたい~

職場リーダーのグループコーチング(その1)前に出すぎる社長
(その2)反省多々。やる気のない社員達
(その3)メールについて知りたい ←★ただ今ご覧の記事はこちら
(その4)うちの会社には署名がない
(その5)劣等感の根源はPCスキル?

前の記事からの続き)

ハウスクリーニング会社のリーダーさん達5名を対象にした、
第一回目のグループコーチングは思い切り不調でしたが、
コーチングではなく、研修(指導を受ける場)の提供に方針を切り換え、
リクエストを募ったところ、
「文章の書き方を教えてほしい」という要望が、
初めて上がってきました。


停滞気味だった90分の最後に出てきた、
最初の意思表示だったので私は快諾し、
翌月、それなりの資料を整えて、
その会社さんに出向きました。


でも、ひとくちに「文章の書き方」と言っても色々あるので、
最初に、どの分野の「文章の書き方」なのか、
チーフリーダーの上野さんに聞いてみたところ、
少し考えて、「メール・・・ですかね」っていうんですよ。


えーーー、メール?
ビジネスメールの書き方ってこと?


「ていうか、全般?基本?」


うわっ、そっちですか?
またもや予想を軽く裏切られつつも(笑)、
そこはほれ、前の職場がプロバイダーだったので、
問われればスラスラと回答が可能な得意分野です(^_^)v


新人研修も担当していた私は、かつての研修を思い出し、
当時の新人さんが一番理解しにくかった、
TO と CC とBCC の解説から入りました。


もちろんそれらの説明は、
1対1対応の個人のお客様がメーンのこの会社さんの業務にとって、
優先順位はさほど高くないし、使う機会もないかも。


でもね、知識の補強って大事なんですよ。


よく、「知識ばかりあっても使いこなせなければダメだろ?」
みたいな意見がありますが、
物事をよく理解できていない人にとっては、
「使いこなす」よりも先に、知識が欲しい場合があるんです。
「使えるかどうか」よりも、「それを知っている」ということのほうが、
心の安定を保つ材料になることが多いんです。


私は、今回から持参することにした自分のPCで、
自分に届いたメール(差支えない範囲で)や、
自分が送ったメールを見せながら、
TOやCCやBCCが実際にどう使われているかを、
実例を引き合いに説明すると、
皆さんの目付きが変わってきました。
身を乗り出して、私のPCを見る人もいました。


ちなみにTOは見たままそのままの「宛先」ですが、
CCは参考のため、あるいは念のために、
関係者として、そのメールを、
取りあえず一読して欲しい人のアドレスを入れます。
(CCはカーボンコピーの略で、要するに複製・複写です)


たとえば、社員同士のやりとりのCCに社長を入れる、とか、
複数社で進めているプロジェクトのCCに、
関係者全員を入れるとか、そんな感じです。



業務の流れをメンバー同士で共有するという意味合いですが、
正当に対応している証明にもなるし、
間違いやアドバイスがあれば横から指摘してほしいという意味で、
チェック機能を持たせるための場合もあります。


一方、BCCはブラインドカーボンコピーの略で、
その名の通り、相手に知られずにこっそり同報したい人の、
アドレスを入れます。


前職のプロバイダーでは、お客様へのメール回答のBCCに、
管理チェック部門のアドレスをBCCに入れるルールがありました。
BCCに指定されたアドレスは、受信者に知られることがありません。
メールを受け取ったお客様にはBCCに指定されたアドレスは表示されないので、
そのメールは自分だけに出されたメールと思うでしょう。


一方、BCCに指定されたアドレスの持ち主にも、
受信したメールのTOやFROMには自分のアドレスが表示されません。
不慣れな人は、アドレス的にも本文の宛名的にも、
なぜこのメールが自分に届いているのか理解できず、
間違いと思うかもしれません。


よく「このメールはBCCで送信しています」という文面を見かけますが、
それは、外部に知られてもいいアドレスをTOに入れて、
(またはTOに何も入れずに)
同報したい人達のアドレスをBCCに入れている例です。


今は個人情報漏えい防止の観点からも、
複数のアドレスに同報するメールの宛先は、
受信者が目で見てわかるTOやCCには指定せずに、
BCCに入れて送信する手法が取られるので、
特別な仕組みやサービスを使っていない、
サークルや団体が会員に送る一斉送信メールには、
BCCがよく使われます。
(TOに代表アドレスを入れて、BCCに会員の一人一人のアドレスを入れる)


    *    *    *    *    *    *


さて、次はメールの書式です。


「そんなの、他からのメールを見たらわかる」と言うことなかれ。


世の中には「見たらわかる」人もいますが、
一度言葉で説明しないと、「見ただけではわからない」人もいるのです。


余談ですが、前職の新人さんで、
署名(シグネチャ)を、冒頭に配置したメールを送る人がいました。


署名(シグネチャ)は通常、メールの最後ですよね。
でも、そういうことも、説明しないとわからず、
他から届いた自分宛のメールを見ても、気づかない人もいるんです。


私が、宛名、あいさつ、本文、締めくくり、
改行、ブロックで区切る、などを説明していると、
最後の「署名」の部分で、皆さんから反応がありました。


「ですよね?普通は付いていますよね?」


???


「うちの会社、署名がないんです。
どの人もそれを付けずに送っています。
でも、法人のお客様から届くメールには、
どれも署名が入っているので、
うちはこれでいいんだろうか?って、
いつも思っていました。」

(続きは→こちら




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