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2015.05.28

仕事に遠慮は不要です。役割の全うが業務だよね。

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今まで、スカイプで知人の会社の契約社員

喜代さん(40代前半/女性/仮名)とやりとりをしていました。

少し主婦っぽくて親しみが持てるいい人なんですが、
自分の立場を考え過ぎているのか、遠慮が多くてやりにくく、
その辺から考えを変えてもらわないとダメだなぁ・・・と思い、
あることを継続的に教える必要が出てきた機会を利用して、
仕事の進め方や会社での動き方などを助言していました。

私は数年前から知人の会社の
社内報づくりをお手伝いしています。
その社内報は印刷して毎月お得意様にも送っています。

私の本業はコーチングや研修の講師業ですが、
諸般の事情で、そういったお仕事もあるんですよ^^
正確に言えば、編集作業をお手伝いしながら、
メンバーひとりひとりと関わって、
やる気や主体性をUPして欲しいというご依頼だったので、
広い意味ではこれも本業と言えるかもしれません。

そして喜代さんはその編集スタッフです。
原稿は書かず、進捗管理や原稿のとりまとめや、
印刷発注が主な仕事です。
知人の社長がそのために採用している、
いわば社内報専属の契約社員です。

今までは別な契約社員の女性が担当していたのですが、
ご主人の転勤で退職したため、
喜代さんは、その後任として少し前に入った方でした。

ですが、前任の女性があまりにデキる人だったので、
喜代さんは当初、かなりの不安モードでした。
今まで事務の仕事だけをやってきた彼女にとって、
どれも経験のない初めての作業だったのです。

私は今回の喜代さんを見ていて、
「あぁ、長年、誰かの指示のもとで、
補助的な仕事をしてきた人って、こういうことなのかな?」
と、すごく感じるものがありました。

自分で考え自分で決めて、
主体的に現場を切り回していく発想が
最初は全然なかったんですよね。

事前に仕事内容の説明は受けていると思うのですが、
詳細な指示を受けて動くスタイルが身についているので、
動き方がなかなかイメージできないのかも。
もちろん、元々の性格もあると思いますが、
もしかしたら、「事務員は黙っていろ!出しゃばるな。」
という職場ばかりを経験して来たのかもしれませんね。

それに社内で自分だけが、
ただ一人正社員ではないので、
一層控え目になってしまうのだと思います。

けれど、担当者が喜代さんに代わってから、
色々、うまく回らないことが多くなってきました。
ものづくりの作業は、
メンバーが同じ気持ちで対等にやり合わないと、
全体の流れや進捗のバランスが悪くなるのです。

そうでなくても知人の会社は小規模なので、
他人を手厚くサポートする空気はありません。
その意味では、誰もがタフでツワモノ揃いですが、
そんな、一人一人が自立して仕事している雰囲気の中で、
今の喜代さんみたいな感じだと、
置いて行かれちゃうんじゃないか?孤立しないか?
そんな心配もありました。

これはちと、関わってあげたほうがいいかな?
そんな風に思っていたところでした。

    *    *    *    *    *    *

まず、編集会議。

これには役員も参加するのですが、
今までは上下の区別なく、
わーわーと好きな事を言い合って、
その雑談の中から新しい企画や次回のテーマが、
生まれてきました。

でも、喜代さんは「役員も同席」にいたく緊張するのか、
雑談になかなか入って来ません。
ここでの自分は発言すべき存在ではないと思ったのか、
節度を持って、皆さんのお世話係に徹している感じです。
自分だけ下っ端という感覚が強いのは、
最初は仕方ないけどね(笑)

でもそれが妙に場違いな雰囲気を醸し出しておりまして^^
メンバーは皆お互いに、どんどん発言して、
意見があればどんどん提案して欲しいと思っているので、
控え目で従順なだけの喜代さんにみんなが気を遣い始め、
編集会議が段々盛り上がらず不調になってきました。

編集会議は今まで前任者が仕切ってきました。
その方が進行役を務めながら、前回の反応や反省点、
今回の内容の討議やスケジュールの確認などを行い、
私達はその流れに乗っかっていればよかったのですが、
喜代さんはまだまだ指示待ち体質から抜け切れません。

前回は全員席についているのに、進行役の喜代さんもまた、
誰かが何か言うのを待っているような感じだったので、
少しだけお見合いのような沈黙ができて、思わず、そこで、
「喜代さんが『始めます』と言わないと始まらないんだよ?」
と、促してしまいました(^_^;)

ま、こういうのは慣れですけどね。
個人的に喜代さんと話をすると、
本当は明るくて元気な人なので
暗に「やっちゃいけない」と、
自分で自分に制限をかけていることが、
多いんだと思います。

でも皆は、その「やっちゃいけない」を、
「やって欲しい」と思っているわけ(笑)
だってそれが喜代さんの業務だからね。
小さい会社の仕事は、常識やマナーよりも、
結果優先、目的優先てところがありますから。

あるときは原稿の締め切り。

社長の原稿だけが期限を過ぎても上がって来ないので、
最後に全体の構成を担当する私が作業に着手できず、
電話して「社長の原稿ってまだ?」と確認したところ、
「それが・・・まだ来ないみたいなんです・・・」

えっ・・・来ない「みたい」って・・・

「催促した?締め切りは昨日だよ?
喜代さんのところの社長は忘れっぽいので、
何も言わないと原稿出て来ないよ?」

「あのぅ・・・催促って・・・してもいいんでしょうか?」

思わず「当たり前でしょ!」と笑ってしまった私。
「期限になっても提出がないんだから、
そりゃ、言わなきゃダメじゃんw」

「だって喜代さんの仕事は進捗管理でしょ?
滞りなく期限通りに社内報を発行する責任があるでしょ?
そのためには相手が社長だろうがなんだろうが、
締切は締切、来ないものは来ない、と言っていかないと、
正当に業務を遂行しているとは言えないよ?」

そんなことを言いながら、あぁ、前任の古田さんは、
きっと何日も前から社長に、
「そろそろ締め切りですから出してくださいね」と、
何度も言っていたんだろうな、と、今になって思いました。

その推測は当たっていたらしく、
「ごめんごめん」と慌てて原稿を出してきた社長の弁解は、
「今までは古田さんに言われて書いていたので」
ということでした。やっぱりねー。

あるときはスケジュール調整。

ある日電話がかかってきて、こう聞かれました。

「過去の記録を見ると、
原稿締切日から校了までの期間や、
印刷発注までの日数が、
その月によってバラバラなんですが、
これはどうしたらいいのでしょう?」

「どうしたらいいのでしょう」・・・???
どうしたら・・・・って・・・

一瞬真意を測りかねて、「ん?どういう意味?」と、
聞き返しました。

すると、「締切から何日後に発注すればよいのか、
過去の記録を確認していたのですが、
よくわからないんです」とのこと。

あ、そうか。

前任の古田さんの退職は、
ご主人の急な転勤でバタバタと決まったものだったので、
考えてみれば十分な引継もなかったんだろうなぁ・・・
それでこの状況は気の毒だな。
やっぱり丁寧に教えてあげないとね。

「それはね、印刷屋さんに聞いて逆算するの」

「え?」

「毎月20日に発行するのは決まっているわけでしょ?
でも今月のようにゴールディンウィークが入っていると、
単純に何営業日前って決められないじゃない?」

「確かに。」

「それに印刷屋さんのほうも、他の仕事との兼ね合いで、
今回は早めに欲しいとか、今回は大丈夫とか、
色々言ってくるので、話し合いで入稿日を決めて、
そこから逆算してレイアウトの締切も原稿の締切も、
全部、喜代さんが決めていいんだよ?
喜代さんから『今回はこのスケジュールでお願いします』
と言われたら、みんなそれに素直に従うから。」

「私が決めるんですか?」

「もちろんよ。」

「いいんでしょうか?そんなことまで私が決めて?」

「喜代さん、勘違いしないでね。
今はそれが喜代さんの仕事なの。
だから喜代さんが"仕事"してくれないと、
みんなが滞っちゃうの。」

「そんなもんですか。」

「そんなものよ。社長の説明も古田さんの引継も、
きっと言葉に不足があったのかもしれないよね^^」

「いえ、それは言われていたんですが・・・」

「喜代さん、今までの仕事とは、
内容も雰囲気もガラッと違うのでやりにくいと思うけど、
喜代さんとこの社長は、社員が、こうしたい、と言えば、
喜んでやらせてくれる社長だから、社内報に関しては、
喜代さんが主導権を握ってどんどん進めていいんだよ?
そういう専門の人がいたほうがみんな楽なわけ。
それだとすごく助かるの。

それに仕事の進め方だって、自分がやりにくいと感じた部分は、
「ここはこのようにさせてもらえないか?」と提案していいし
特に問題がなければ、皆それでいいって言うはずだから。

前任の古田さんなんて、自分が旅行で休みたいから、
それで締切が3日早まったこともあるよ?
でもお互い様だし、みんないい人達だから、
協力するよ!という感じだったし、むしろそのときは、
「どこいくの?」「お土産買ってきて」みたいな、
そっちのほうの話で盛り上がっていたよ?」

「いいんでしょうか?」

「うーん、『いいんでしょうか』じゃなくて、
『このようにしたいのでお願いします』の流れだね。
そうやって物事が円滑に進むように、
期限を調節するのも、仕事でしょ?」

「ですがもしそうなると、
私のせいで最終工程のぷらたなすさんが
大変になりますよね。」

あはは、そういってくれてありがとう。
でも、いいの、いいの。
喜代さんにとって私は外注業者なんだもの。

仕事先から「今回は3日早く」と言われたら、
それが社員の私的な都合であっても、
文句を言わずに仕上げるのが私の仕事でしょ?

だから、私に対して喜代さんは、
リクエストがあれば、お願いベースで言っていいのよ?
もちろん、そこから先は相談だけどね(^_-)-☆
そうやって毎回毎回、事情を踏まえた話し合いがあるので、
だから、毎月、締切日や入稿日も変わってくるわけ。

「なるほど、そうだったんですか。」

知人が社長を務めるその会社は、30人の会社です。

喜代さんはきっと、もっと大きな組織で働いて来たのかな?

会社って、社長の人柄にも左右されるけど、
人数の規模や担当する作業によっても、
ベストな動き方って変わってきますよね。

特に喜代さんのポジションは、
今いる女性社員が手一杯のため、
新たに契約社員を入れて専任者とした経緯があり、
喜代さんが要求されているのは、
非正規社員でありながら、社員をマネジメントするという、
強さを必要とするスキルなんです。

ものづくりの作業や進め方って、
それまでの補助的な事務職の発想だけでは立ち行かず、
遠慮や受身や指示待ちが、逆に障害になることも多いはず。

でも、それが自分の「役割」と割切って、
ぜひ暖かくもタフでたくましい、
腕利きの担当者さんになってくださいね。
この経験は絶対今後も役立つはずと確信しています。

喜代さんのポジションは他の社員とは全く違う業務で、
教えてくれる人もいないし、
仕事内容を理解して精神的な味方になれる人も、
私以外にはいないので、自分はこれを、
「社内報を通した社員育成の仕事」と思っていて、
(実は当初からその目的もあったんです)
そのため今回は、この記事を書いてみました。

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【知人社長と知り合った経緯】
①ある勉強会に講師として登壇
②内容に感動した私が感想をメール
③その後、Facebookで繋がりやりとりが増える
④ある日、「文章書くの好きでしょ?」と電話が来る
⑤お手伝いを快諾する

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